Rimborsi spese: deduzione fiscale e profili di tassazione
di Sandro Cerato - Direttore Scientifico del Centro Studi TributariNella realtà aziendale i dipendenti ed i collaboratori (nel cui ambito rientrano anche gli amministratori) che svolgono funzioni di carattere commerciale sostengono delle spese di trasferta che successivamente vengono rimborsate dal datore di lavoro al termine del periodo di paga. In linea generale il rimborso di tali spese (vitto, alloggio e viaggio), avendo natura restitutoria, non concorre alla formazione del reddito imponibile del dipendente o del collaboratore. Tuttavia, al fine di evitare che sfuggano a tassazione somme che in realtà hanno come finalità quella di remunerare il dipendente che si reca in trasferta (quale incentivo o “ristoro” del disagio derivante dalla mansione), il legislatore distingue in relazione alla modalità con cui avviene il rimborso in questione. In particolare, le modalità sono fondamentalmente due (articolo 51, comma 5, del Tuir):
- rimborso analitico (o piè di lista) in cui il rimborso avviene sulla base delle spese effettivamente sostenute dal dipendente per il vitto, l’alloggio ed il viaggio, e documentate in base alla documentazione fornita dal dipendente o collaboratore;
- rimborso forfettario, secondo cui al dipendente o collaboratore è data una provvista di denaro forfettaria con la quale il dipendente o collaboratore sostiene le spese di vitto ed alloggio (quelle di viaggio sono sempre escluse dalla somma forfettaria).
Quale possibilità intermedia, è prevista la possibilità anche di un rimborso c.d. “misto”, ossia in parte analitico ed in parte forfettario (ad esempio a piè di lista per l’alloggio e forfettario per il vitto o viceversa).
Tenendo conto delle differenti modalità di funzionamento delle due procedure indicate, nell’ipotesi di rimborso analitico non si determina mai alcun riflesso di tassazione in capo al dipendente, poiché il riconoscimento di tali costi avviene sulla base della documentazione fornita dallo stesso e l’importo erogato non potrà mai essere superiore a quanto effettivamente speso (salva la previsione di spese non documentate ma per importo non eccedente l’importo giornaliero di euro 15,49 per le trasferte in Italia e di euro 25,82 per le trasferte all’estero). Diversamente, nell’ipotesi in cui si utilizzi il metodo forfettario, il citato articolo 51, comma 5, del Tuir prevede un limite massimo oltre il quale l’importo forfettario riconosciuto al dipendente concorre alla formazione del reddito di lavoro dipendente. Tale importo massimo è pari a euro 46,48 per ciascun giorno per le trasferte nel territorio nazionale e a euro 77,47 per le trasferte all’estero, evidenziando che tali indennità devono riferirsi a ciascuna giornata compresa nella trasferta e che non si deve tener conto delle spese di viaggio e di trasporto il cui rimborso è escluso da tassazione se documentato.
Sul fronte della deduzione del costo in capo al datore di lavoro, l’articolo 95, comma 3, del Tuir impone un limite alla deduzione dei costi sostenuti per il rimborso delle spese al dipendente o collaboratore nella misura di euro 180,76 giornalieri per le trasferte nazionali e di euro 258,23 giornalieri per le trasferte all’estero. Tale misura riguarda solamente le spese di vitto ed alloggio, mentre, per quelle di viaggio sostenute dal dipendente per l’utilizzo della propria autovettura personale, la deduzione è limitata in base alle tariffe Aci al costo di percorrenza corrispondente ad un automezzo di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali se alimentato a benzina, ovvero non superiore a 20 cavalli fiscali se alimentato a gasolio.
È bene osservare che le suddette limitazioni quantitative (euro 180,76 ed euro 258,23) riguardano solamente l’ipotesi di utilizzo del rimborso analitico, poiché in quello forfettario la somma corrisposta al dipendente è in ogni caso interamente deducibile per il datore di lavoro, fermo restando la deducibilità limitata al 75% di cui all’articolo 109, comma 5, Tuir. In buona sostanza, è possibile individuare il seguente schema:
- nel rimborso analitico la società non deduce l’importo rimborsato eccedente i limiti massimi fissati dal Tuir, mentre il dipendente o il collaboratore non è mai soggetto a tassazione a prescindere dall’importo rimborsato;
- nel rimborso forfettario la società deduce l’importo forfettariamente erogato al dipendente senza limiti di importo, mentre in capo al dipendente o collaboratore l’importo eccedente la “franchigia” prevista nel Tuir costituisce reddito imponibile.
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