Stampa registri contabili entro il 31 gennaio

Un aspetto controverso in materia è quello riguardante la data fissata per la stampa. Sul piano civilistico l’articolo 2963 del cod. civ. stabilisce che “la prescrizione a mesi si verifica nel mese di scadenza e nel giorno di questo corrispondente al giorno del mese iniziale”. Pertanto, considerato che quest’anno il termine di presentazione della dichiarazione dei redditi è slittato al 31.10, il termine per la stampa dei registri è fissato al 31.01 (in generale, invece, essendo il 30.09 il termine di presentazione delle dichiarazioni, il termine per la stampa dei registri viene fissato al 30.12). Tuttavia, nell’ambito della risoluzione 46/E/2017, l’Agenzia delle Entrate propone il seguente esempio: “a) un contribuente con periodo d’imposta coincidente con l’anno solare … concluderà il processo di conservazione di tutti i documenti rilevanti ai fini fiscali (documenti Iva e altri documenti) al più tardi entro il 31.12.2017”. Seguendo tale indicazione di prassi, e non le disposizioni codicistiche, sembra che il termine vada computato esattamente in mesi.

Sul piano normativo è necessario, poi, far riferimento all’articolo 7, comma 4-ter, del D.L. 357/1994 ai sensi del quale  “la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici è considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi all’esercizio per il quale i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non siano scaduti da oltre tre mesi, allorquando anche in sede di controlli ed ispezioni gli stessi risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vengano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza”.

Tale disposizione ha carattere generale ed opera nei confronti di “qualsiasi registro contabile” tenuto con sistemi meccanografici (libro giornale, libro degli inventari, ecc.), ad esclusione dei registri multi-aziendali a striscia continua, la cui tenuta è disciplinata dal D.M. 22/12/1988 (circolare 59/E/2001).

Tuttavia, il dubbio circa l’espressione “dichiarazioni annuali”, cui fa riferimento il citato articolo 7, comma 4-ter, è stato affrontato dalla C.M. 207/2000 nell’ambito della quale è stato precisato che “i registri contabili tenuti con sistemi meccanografici si considerano regolari, pur in difetto della trascrizione su supporti cartacei, sino al momento di scadenza dei termini per la presentazione delle relative dichiarazioni dei redditi”.  Ed è proprio il riferimento alla “dichiarazione dei redditi” – così come evidenziato dal documento ministeriale – che giustifica la regolarità della tenuta dei registri contabili con sistemi meccanografici anche laddove i termini di presentazione della dichiarazione Iva siano “disallineati” alla dichiarazione dei redditi. Tale orientamento è stato confermato nella risoluzione 46/E/2017 laddove viene precisato che “il termine di riferimento per procedere alla conservazione di tutti i documenti informatici coincide con il termine per la presentazione della dichiarazione annuale dei redditi, termine valido anche per i documenti rilevanti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto, ancorché a partire dal periodo d’imposta 2017 i termini di presentazione delle dichiarazioni rilevanti ai fini delle imposte sui redditi e dell’Iva siano disallineati”.

In caso di periodo d’imposta non coincidente con l’anno solare, lo stesso documento di prassi precisa che “i documenti rilevanti ai fini Iva riferibili ad un anno solare andranno comunque conservati entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della prima dichiarazione dei redditi utile”.

Così, ad esempio:

1. un contribuente con periodo d’imposta coincidente con l’anno solare (1/1/2016-31/12/2016) concluderà il processo di conservazione di tutti i documenti rilevanti ai fini fiscali (documenti Iva e altri documenti) al più tardi entro il 31 gennaio 2018 (a seguito del differimento del termine di presentazione della dichiarazione in luogo 31/12/2017);
2. un contribuente con periodo d’imposta non coincidente con l’anno solare (01/07/2016-30/06/2017), “conserverà i documenti rilevanti ai fini Iva dell’anno 2016 entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della prima dichiarazione dei redditi presentata successivamente al 31.12.2016”. Presa, quindi, a riferimento la dichiarazione annuale dei redditi del periodo 01/11/2015-30/10/2016 da presentarsi in via ordinaria entro il 31/07/2017 ma che per effetto del D.P.C.M. 26/07/2017 slitta al 31/10/2017 (in quanto presentata nel periodo 01/07 – 30/09/2017 in cui cade il differimento), il termine di conservazione dei documenti Iva dell’anno 2016 sarà il 31 gennaio 2018, insieme agli altri documenti fiscalmente rilevanti del periodo 01/11/2015-30/10/2016.

Anche per la conservazione sostitutiva i termini sono slittati al 31 gennaio 2018. Ai sensi dell’articolo 3, comma 3, del D.M. 17/06/2014 (che rinvia all’articolo 7, comma 4-ter, del D.L. 357/1994), infatti, la conservazione dei documenti informatici, ai fini della rilevanza fiscale, deve essere eseguita entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.

Si ricorda infine che – in caso di verifiche, controlli o ispezioni – ai sensi dell’articolo 5 del decreto 17/06/2014, “il documento informatico è reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto” ai sensi dell’articolo 35, comma 2, lettera d) del D.P.R. 633/1972.