Il termine lungo per il deposito del bilancio

• esistenza di sedi operative distaccate, anche all’estero, ciascuna dotata di propria autonomia gestionale e contabile, con conseguente necessità di consolidamento dei risultati;
• esistenza di cause di forza maggiore (ad esempio, calamità naturali, furti, incendi);
• partecipazione della società ad operazioni di ristrutturazione aziendale (ad esempio, fusione, scissione, conferimento, ecc.);
• esistenza di patrimoni destinati a specifici affari (articoli 2447-bis e ss. cod. civ.);
• presenza, tra le immobilizzazioni finanziarie, di una partecipazione valutata con il metodo del patrimonio netto;
• variazione dei sistemi informatici per la rilevazione delle operazioni di gestione;
• dimissioni, malattie o comunque assenza di amministratori, direttori generali, responsabili amministrativi o altre figure indispensabili per la predisposizione del bilancio d’esercizio;
• recepimento, ai fini della predisposizione del bilancio, dei Principi contabili internazionali;
• necessità di disporre, per le imprese edili, dell’approvazione degli stati di avanzamento lavori (SAL) da parte del committente.

Resta fermo che le “particolari esigenze” che comportano il differimento del termine:

• devono essere riconosciute dagli amministratori con una delibera da adottarsi prima del termine di 120 giorni (come da R.M. 10/503/76);
• devono essere segnalate dagli amministratori nella Relazione sulla gestione ovvero in Nota integrativa, qualora il bilancio sia redatto in forma “abbreviata”.

Tuttavia, la mancata motivazione del rinvio della convocazione oltre il termine di 120 giorni, non invalida la delibera di approvazione del bilancio, ma può incidere sulla responsabilità degli amministratori di cui all’articolo 2392 del cod. civ. (in tal senso la Fondazione Pacioli circolare 17/2005).

Il deposito del bilancio deve essere effettuato:

• presso il competente Registro delle Imprese, individuato in relazione all’ubicazione:

1. della sede legale, nel caso di società o consorzio;
2. della sede secondaria, nel caso di società estera.

• in via telematica o su supporto informatico completo di firma digitale.

A prescindere dalla modalità utilizzata (invio telematico o supporto informatico), la domanda di deposito del bilancio va sottoscritta con firma digitale, alternativamente:

• da un amministratore o dal liquidatore della società; in generale, la firma digitale è apposta dall’amministratore (in possesso di smart card o business key) in carica al momento del deposito del bilancio. Se l’invio telematico viene effettuato da un intermediario, sulla distinta va apposta anche la firma digitale di questi;
• dal professionista incaricato (articolo 31, L. 340/2000), il quale dovrà dichiarare, se non in possesso del certificato di sottoscrizione con ruolo, di non avere procedimenti disciplinari in corso che comportino la sospensione dall’esercizio dell’attività professionale e di essere stato incaricato dal legale rappresentante pro-tempore della società all’assolvimento del presente adempimento. Qualora il professionista sia in possesso del certificato di ruolo potrà omettere i dati identificativi della sua iscrizione e riportare di essere stato incaricato dal legale rappresentante pro-tempore della società all’assolvimento del presente adempimento. Si rileva che l’incarico per il deposito del bilancio, conferito al professionista dal legale rappresentante della società:

1. deve risultare da un documento da conservare presso la sede sociale;
2. può essere ricompreso anche in una procura “eventualmente conferita ai […] professionisti per l’espletamento di incarichi ulteriori tra i quali sia inclusa – ed indicata in modo chiaro ed univoco – la facoltà di deposito (e attestazione) del bilancio” (circolare 3575/2004 del Min. Attività Produttive).

Il soggetto che firma digitalmente i documenti (amministratore o professionista incaricato) deve dichiarare la conformità dei dati inseriti nel bilancio XBRL. In particolare, va operata una distinzione a seconda della tipologia di documento (bilancio e altri documenti allegati) e del soggetto che appone la firma.

In primo luogo, si rileva che il bilancio XBRL (prospetto contabile e nota Integrativa) sottoscritto digitalmente da un amministratore o da un liquidatore della società non necessita di alcuna dichiarazione di conformità.

Se il bilancio XBRL è presentato da un professionista incaricato (es. commercialista), il firmatario deve apporre nell’apposito campo previsto in calce alla Nota Integrativa, nella sezione “Nota Integrativa parte finale” la dichiarazione in cui attesta che il presente documento è conforme all’originale depositato presso la società.

Per gli altri documenti (verbale assemblea, relazione sulla gestione o dell’organo di controllo), nel caso di presentazione da parte di un professionista incaricato, il firmatario deve apporre su ciascun documento allegato al bilancio la dichiarazione in cui attesta che il presente documento è conforme all’originale depositato presso la società. Ciascun allegato al bilancio deve essere sottoscritto digitalmente dal professionista e può essere copia di documento originale informatico, ovvero copia informatica o copia per immagine, in formato PDF/A, di un documento originale analogico, secondo le disposizioni del D.Lgs. 82/2005.

Nel caso in cui il documento venga presentato da soggetti diversi, invece, il firmatario, qualora i documenti siano originariamente analogici, deve dichiarare, consapevole delle responsabilità penali previste ex art. 76 del D.P.R. 445/2000 in caso di falsa o mendace dichiarazione resa ai sensi dell’art. 47 del medesimo decreto, che il presente documento è stato prodotto mediante scansione ottica dell’originale analogico e che ha effettuato con esito positivo il raffronto tra lo stesso e il documento originale ai sensi delle disposizioni vigenti.

Ciascun allegato al bilancio va sottoscritto digitalmente dal soggetto che ha prodotto la copia.

In entrambi i casi, se il documento viene prodotto in duplicato informatico e reca le firme digitali degli originali sottoscrittori non occorre la dichiarazione di conformità.

Il soggetto tenuto alla presentazione di documenti ed atti alla camera di commercio deve provvedere al pagamento dell’imposta di bollo e dei diritti di segreteria.

Per correggere errori contenuti in bilanci già depositati deve essere presentata una nuova pratica di deposito completa della documentazione prevista, compreso un nuovo verbale di assemblea che approva il bilancio corretto. Il nuovo deposito va eseguito nel termine di 30 giorni dalla data del nuovo verbale. In tal caso, sono dovuti 62,70 euro per diritti di segreteria e 65,00 euro per imposta di bollo.

Nel caso in cui gli errori riguardino la redazione dell’elenco soci, dovrà procedersi al solo deposito dell’elenco soci senza allegare alcun atto. Il nuovo deposito dell’elenco soci va eseguito tramite la presentazione del modello S indicando nel modulo NOTE/XX i motivi della rettifica e gli estremi della pratica da rettificare. In tal caso, sono dovuti 30,00 euro per diritti di segreteria e 65,00 euro per imposta di bollo.

L’articolo 2630 del cod. civ. individua, come di consueto, le sanzioni amministrative pecuniarie previste in materia di deposito del bilancio:

Rientra nella competenza delle Camere di Commercio anche l’irrogazione della sanzione ex articolo 2631 del cod. civ. (da 1.032 a 6.197 euro) connessa con l’omessa convocazione, da parte degli amministratori e sindaci, dell’assemblea dei soci per l’approvazione del bilancio (MISE, Lettera 72265/2014).