Trasferte e rimborsi chilometrici

Dal punto di vista del trattamento fiscale da riservare ai rimborsi chilometrici dobbiamo ragionare da due punti di vista: quello della (eventuale) tassazione del dipendente, per la quale la norma di riferimento è l’art. 51, comma 5, del Tuir, e quello della deducibilità dei costi per l’impresa, in relazione alla quale entra in gioco il terzo comma dell’art. 95 del Tuir.

Per quanto concerne la posizione del dipendente, la prima considerazione da fare verte sull’ambito territoriale della trasferta: gli eventuali rimborsi percepiti in relazione all’utilizzo dell’auto nel territorio comunale in cui è stabilita la sede di lavoro del dipendente sono per questi pienamente tassabili, mentre se la trasferta è al di fuori del territorio comunale assume rilievo la modalità di erogazione del rimborso.

Nel caso in cui il rimborso avvenga a forfait, cosa in realtà non frequente per l’utilizzo dell’auto, l’indennità complessivamente erogata per le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto non concorre a formare il reddito nella misura massima giornaliera pari a euro 46,48 (euro 77,47 per le trasferte all’estero).

Se invece il rimborso avviene in modo analitico, e cioè con una indennità chilometrica basata sul tragitto effettivamente percorso nella trasferta, quanto ricevuto dal dipendente non concorre alla determinazione del suo reddito.

Sul versante della rilevanza del costo nella determinazione del reddito d’impresa, va analizzata, come si è detto, la previsione dell’art. 95, comma 3, del Tuir.

La deducibilità dei rimborsi erogati ai dipendenti (e collaboratori coordinati continuativi) per l’utilizzo della propria autovettura non è per l’impresa “incondizionata”, ma limitata al costo di percorrenza relativo ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, che diventano 20 per i diesel. Nel caso in cui venga utilizzata un’auto con una potenza superiore in termine di cavalli fiscali, la deduzione dovrà essere quindi “ridimensionata” conseguentemente.

Il riferimento da utilizzare per l’individuazione degli importi da prendere in considerazione in relazione ai diversi veicoli è rappresentata dalle tabelle Aci, che vengono aggiornate due volte all’anno.

L’aspetto quantitativo non è naturalmente il solo da considerare al fine di stabilire la parte dei rimborsi chilometrici rilevante nella determinazione del reddito d’impresa: nel caso di un’eventuale verifica fiscale dovrà infatti essere dimostrato come il rimborso sia stato erogato in relazione ad una trasferta effettivamente fatta da parte del dipendente (o del collaboratore) e opportunamente documentata.

In relazione a quest’ultimo aspetto, nella circolare n. 326/E del 1997 è stato precisato come non sia necessaria un’autorizzazione “preventiva” da parte del datore di lavoro alla trasferta del dipendente con indicazione dei dati relativi a tragitto e tipologia di autovettura, ma è invece fondamentale che la liquidazione del rimborso sia “certificata” sulla base della percorrenza, tipo di auto utilizzata e relativo costo chilometrico.

Sulla tematica si è recentemente soffermata la risoluzione n. 38/E dell’11 aprile 2014, nella quale l’Agenzia ha analizzato il trattamento fiscale delle indennità chilometriche nell’esercizio diretto di attività sportive dilettantistiche.

Al di là dell’ambito specifico del documento di prassi, questo contiene comunque alcune puntualizzazioni di portata generale che vale la pena menzionare: le Entrate hanno infatti precisato che le indennità chilometriche “possono considerarsi quali rimborsi delle spese di viaggio sostenute dal soggetto interessato per raggiungere il luogo dell’esercizio dell’attività mediante un proprio mezzo di trasporto” e che “per rientrare tra le spese documentate non possono essere forfetarie, ma devono essere necessariamente quantificate in base al tipo di veicolo e alla distanza percorsa, tenendo conto degli importi contenuti nelle tabelle elaborate dall’Aci”.