Una nuova bozza di verbale per le verifiche periodiche

Il Documento applicativo sottolinea che il Collegio sindacale deve documentare la frequenza delle verifiche periodiche, le procedure svolte in ciascuna verifica ed i risultati conseguiti; sempre il Documento contempla quindi alcuni format utili a documentare questa attività e precisamente: un esempio di verbale, un esempio di memorandum con la funzione di descrivere i risultati della verifica, gli eventuali errori rilevati e la sistemazione di eventuali carenze riscontrate in precedenti verifiche.

Per quanto concerne il fac-simile di verbale della verifica periodica del Collegio sindacale – per la sola parte che concerne il controllo della regolare tenuta della contabilità sociale – proposto nel Documento applicativo, si possono quindi individuare i seguenti paragrafi principali:

       I.            Il periodo di riferimento della verifica

Si tratta di un paragrafo introduttivo in cui si dà atto dei partecipanti e del luogo in cui la riunione viene svolta. Vengono poi proposti due capoversi alternativi, a seconda che si tratti della prima verifica oppure di una successiva alla prima. È interessante osservare che in occasione della prima verifica viene suggerito di dare atto della cadenza con cui le verifiche periodiche sono programmate, tenendo conto “del settore di attività dell’impresa, della complessità organizzativa nonché della numerosità e frammentazione delle operazioni svolte e della loro natura”. Va poi specificato il bilancio a cui si riferisce l’incarico di revisione nell’ambito del quale sono svolte le attività di controllo nonché, in caso di verifiche successive, il periodo a cui esse si riferiscono.

    II.            Procedure di verifica svolte

Le principali procedure svolte vengono qui distintamente riportate, rinviando per la relativa documentazione alle carte di lavoro; si tratta di procedure che, nell’ordine, attengono ai seguenti aspetti:

• Informazioni sulle procedure adottate dalla società per assicurare la compliance del proprio sistema contabile, la regolarità degli adempimenti fiscali e previdenziali;
• Verifica campionaria dell’esistenza dei libri contabili e sociali;
• Verifica campionaria della regolare tenuta e dell’aggiornamento dei libri contabili e fiscali;
• Verifica campionaria dell’esecuzione degli adempimenti fiscali e previdenziali, mediante l’esame di documentazione e registrazioni contabili;
• Verifica della sistemazione da parte della direzione della società delle carenze riscontrate in precedenti verifiche;
• Eventuali ulteriori procedure applicate.

 III.            Risultati dei lavori svolti

I risultati delle attività svolte vengono descritti nel Memorandum allegato al verbale della verifica.

Viene poi proposto di dare atto in questa parte degli interventi compiuti per la rimozione delle carenze procedurali riscontrate, nonché di quanto rilevato che fosse tale da impattare sulla revisione del bilancio, come pure di eventuali elementi di rilevanza tale da essere portata a conoscenza dei responsabili dell’attività di governance.