Assemblee a distanza fino al 31 luglio 2022

Come premesso, la disposizione si rivolge alle assemblee “tenute” entro la predetta data, per cui non sarà sufficiente che l’adunanza sia solamente convocata, ma occorre che i lavori siano concretamente svolti per poter fruire delle modalità esclusivamente “virtuali” anche in assenza di una esplicita previsione statutaria.

Infatti, occorre ricordare che la portata eccezionale della norma non consiste tanto nel consentire lo svolgimento dei lavori in modalità esclusivamente “remota”, fattispecie che risulta ormai pressoché univocamente sdoganata come ne è espressione anche la recente Massima del Consiglio Notarile di Milano n. 200, bensì il fatto che ciò possa avvenire anche in mancanza di una previsione statutaria.

Vediamo dunque di riassumere gli effetti concreti della disposizione in questione avendo riguardo al caso delle società di capitali non quotate.

Questi si sostanziano nei seguenti:

• l’avviso di convocazione dell’assemblea può stabilire che l’adunanza si svolga esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, e perciò senza la necessità che nello stesso luogo fisico si trovino il presidente, il segretario oppure il notaio;
• il diritto di voto può essere esercitato mediante espressione in via elettronica o per corrispondenza;
• l’intervento dei soci e degli organi sociali in sede di assemblea può essere compiuto anche solo ed esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione;
• nelle Srl, anche in deroga a quanto disposto nello statuto, le decisioni dei soci possono essere assunte con il metodo della “consultazione scritta” o del “consenso espresso per iscritto”.

Va per completezza ricordato che questa disposizione si accompagna anche alla proroga disposta dal D.L. 221/2021 (Allegato A) a quanto previsto dall’articolo 73, comma 4, D.L. 18/2020, almeno sino alla data di cessazione dello “stato di emergenza” attualmente fissata – dal citato D.L. 221/2021 – al 31 marzo 2022.

Il comma 4 dell’articolo 73 D.L. 18/2020 prevede infatti che sino al termine dello “stato di emergenza” anche le società “che non abbiano regolamentato modalità di svolgimento delle sedute in videoconferenza, possono riunirsi secondo tali modalità, nel rispetto di criteri di trasparenza e tracciabilità previamente fissati, purché siano individuati sistemi che consentano di identificare con certezza i partecipanti nonché adeguata pubblicità delle sedute, ove previsto, secondo le modalità individuate da ciascun ente”.

Va osservato che, sebbene non espressamente menzionate dalle norme citate, è unanimemente riconosciuto che la possibilità di svolgere con modalità “a distanza” le adunanze possa estendersi anche agli altri organi sociali, come il consiglio di amministrazione, il collegio sindacale, ecc.

Infine, come premesso, anche in epoca post emergenziale l’evoluzione della dottrina ha ormai riconosciuto la legittimità delle clausole statutarie che consentono l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, e che attribuiscono all’organo amministrativo la facoltà di stabilire nell’avviso di convocazione che l’assemblea si tenga anche esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, omettendo perciò la necessità che venga data indicazione di un luogo fisico di svolgimento della riunione.

È questo il contenuto della Massima n. 200 del Consiglio Notarile di Milano in evoluzione della precedente Massima n. 187 nella quale già era stata ammessa la possibilità che presidente e segretario della riunione non si trovassero nello stesso luogo (fisico) in cui si riteneva costituita l’adunanza.

Perciò, sarà possibile a regime organizzare l’assemblea dei soci esclusivamente con mezzi di telecomunicazione, senza prevedere nell’avviso di convocazione l’indicazione di un luogo fisico, bensì disponendo che tutti i partecipanti siano autorizzati a prendervi parte esclusivamente con mezzi di telecomunicazione.

La Massima riconosce che ciò che vale per le assemblee dei soci deve valere anche per le riunioni degli altri organi sociali, con particolare riguardo al consiglio di amministrazione e al collegio sindacale, anche in mancanza di una clausola statutaria (sotto l’unica condizione che vi sia la generica disposizione di statuto secondo cui, ai sensi degli articoli 2388, comma 1, e 2404, comma 1, cod. civ., è ammessa la partecipazione con l’impiego di tali mezzi).